Datenschutzerklärung

​​

1. Verantwortlicher und Kontakt

 

masoft24 GmbH, Dülkener Str. 5, 41334 Nettetal, Deutschland. E-Mail: info@masoft24.de. Vertreten durch die Geschäftsführung. Handelsregister: Amtsgericht Krefeld, HRB 19480. Ein Datenschutzbeauftragter ist nach bisherigem Prüfstand nicht benannt. Datenschutzanfragen richten Sie bitte an die genannte E-Mail-Adresse.

​

​

2. Geltungsbereich und Rollen

​

Diese Datenschutzerklärung informiert über die Verarbeitung personenbezogener Daten durch masoft24 im Zusammenhang mit der Website kollege-kurt.de, der Registrierung, dem Kundenkonto und der Bereitstellung der Software Kollege Kurt (Office und Team). Für Daten, die ein Malerbetrieb eigenständig in Kollege Kurt über seine Kunden, Mitarbeiter, Lieferanten und Projekte verarbeitet, ist grundsätzlich der jeweilige Betrieb datenschutzrechtlich Verantwortlicher. masoft24 verarbeitet diese Inhalte für den Betrieb als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO; ergänzend gilt der AVV. Betroffene Personen wenden sich bei Auskunfts- oder Löschanfragen zu solchen Mandantendaten in erster Linie an den jeweiligen Betrieb.

​

 

3. Besuch der Website und Hosting

 

Beim Aufruf unserer Website werden technisch notwendige Verbindungsdaten verarbeitet (insbesondere IP-Adresse, Zeitpunkt, angeforderte Seite und technische Browserinformationen), um die Website bereitzustellen, Angriffe abzuwehren und Fehler zu analysieren. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt im sicheren und stabilen Betrieb der Website. Die Website wird über Wix bereitgestellt. Wix kann im Rahmen seiner weltweiten Infrastruktur Daten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeiten; hierfür sind die vertraglichen Übermittlungsmechanismen von Wix maßgeblich. Die Aufbewahrung technisch erforderlicher Logdaten erfolgt nach Maßgabe des jeweiligen Hostingdienstes und nur soweit zur Bereitstellung, Sicherheit und Fehlerbehebung erforderlich.

​

 

4. Cookies und Website-Analyse

​

Die Website verwendet technisch erforderliche Cookies und vergleichbare Technologien. Soweit nicht notwendige Analyse-Technologien eingesetzt werden, werden diese erst nach einer entsprechenden Einwilligung aktiviert (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 25 TDDDG, soweit einschlägig). Das Cookie-Banner bietet Akzeptieren, Ablehnen und individuelle Einstellungen sowie eine Möglichkeit, eine Einwilligung später zu widerrufen. Wix Analytics ist nach dem dokumentierten Stand vorhanden, standardmäßig jedoch deaktiviert; Google Analytics 4, Google Ads/Tag und Meta Pixel waren nicht aktiviert. Nach Ablehnung wurden bei der bisherigen Prüfung keine entsprechenden Tracking-Aufrufe festgestellt. Die tatsächliche Cookie-Liste, Anbieter, Zwecke und Laufzeiten sind im eingeblendeten Cookie-Einstellungsdialog auszuweisen und bei Änderungen zu aktualisieren.

​

 

5. Kontaktaufnahme und Formulare

​

Wenn Sie uns über das Kontaktformular, per E-Mail oder Telefon kontaktieren, verarbeiten wir Ihre Kontaktdaten und den Inhalt der Anfrage, um diese zu beantworten. Rechtsgrundlage ist je nach Anlass Art. 6 Abs. 1 lit. b oder f DSGVO. Formulareingaben werden zunächst bei Wix gespeichert, bei Bedarf manuell in unsere Kundenverwaltung übernommen und anschließend bei Wix zeitnah gelöscht. Geschäftlich erforderliche Korrespondenz wird entsprechend den einschlägigen Aufbewahrungspflichten aufbewahrt, sonst nur solange wie zur Bearbeitung erforderlich.

​

​

6. Registrierung, Vertragsdurchführung und Abrechnung

 

Bei Registrierung und Nutzung eines Kundenkontos verarbeiten wir insbesondere Firmen- und Kontaktdaten, autorisierte Benutzer, Vertragsdaten, gebuchte Zugänge, Zahlungs- und Rechnungsinformationen, technische Sitzungsdaten und erforderliche Supportkommunikation. Zweck ist die Konto- und Vertragsverwaltung sowie die Abrechnung und Sicherheit des Dienstes. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bei unmittelbar betroffenen Vertragspartnern und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO bei geschäftlichen Ansprechpartnern sowie Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO für gesetzliche Nachweispflichten. Zahlungsdaten werden nur im tatsächlich erforderlichen Umfang verarbeitet; Bei Durchführung der Lastschrift werden die hierfür erforderlichen Zahlungsdaten an die beteiligten Kreditinstitute beziehungsweise tatsächlich eingesetzten Zahlungsdienstleister übermittelt.

​

​

7. Betrieb von Office und Team

 

Für die Bereitstellung der Anwendung werden Login- und Sitzungsinformationen, Berechtigungen, technische Nutzungs- und Fehlerdaten verarbeitet. Soweit erforderlich werden diese Informationen zur Sicherstellung des Betriebs, zur Fehlerbehebung und zum Schutz vor Missbrauch verarbeitet. Im Rahmen der Bereitstellung von Kollege Kurt können Mandantendaten durch masoft24 nur gemäß Weisung und AVV verarbeitet werden. Die bisher vereinbarte Regelfrist für Server-, API- und Fehlerprotokolle beträgt 14 Tage; abweichende gesetzlich erforderliche Aufbewahrung oder sicherheitsrelevante Einzelfälle bleiben vorbehalten.

​

​

8. KI-gestützte Funktionen

 

Kollege Kurt stellt optionale Funktionen zur Erstellung und Prüfung von Angeboten, Texten, Leistungsverzeichnissen, Material- und anderen geschäftlichen Inhalten sowie gegebenenfalls zur Verarbeitung von Sprache bereit. Bei Nutzung übermittelt die Anwendung für die angeforderte Funktion erforderliche Eingaben und Inhalte an OpenAI. Eingaben können personenbezogene Angaben enthalten. Für diese Mandanteninhalte handelt masoft24 als Auftragsverarbeiter des jeweiligen Kunden; OpenAI ist in diesem Umfang Unterauftragsverarbeiter. Der OpenAI-API-Dienst wird zum Start in der Konfiguration „Global“ verwendet; eine ausschließlich europäische Verarbeitung wird nicht zugesichert. OpenAI Ireland Ltd. ist nach seiner DPA für Vertragspartner im EWR maßgebliche Vertragsgesellschaft. Soweit Übermittlungen in Drittländer erfolgen, sieht die DPA Angemessenheitsbeschlüsse beziehungsweise EU-Standardvertragsklauseln vor. API-Inhalte werden nach den veröffentlichten Standardregeln nicht zum Modelltraining genutzt; je nach API-Funktion können Daten temporär für Sicherheits- oder Dienstzwecke vorgehalten werden. Fachliche KI-Ergebnisse verbleiben abhängig vom Workflow im Kundenmandanten. Die Verarbeitung besonders sensibler Unterlagen sollte vor Nutzung auf Erforderlichkeit und Zulässigkeit geprüft werden. Eine automatische rechtlich verbindliche Entscheidung durch die KI ist nicht vorgesehen.

​

​

9. Versand von Systemnachrichten und E-Mail-Anbindungen

​

Für betriebsnotwendige System-E-Mails (z. B. Konto- und Vertragsbenachrichtigungen) wird Brevo eingesetzt. Hierbei können E-Mail-Adressen und Nachrichteninhalte verarbeitet werden. Ein Marketing-Öffnungs- und Klicktracking ist nach der bisherigen Festlegung nicht aktiviert. Die Anbieterprotokolle werden nach bisheriger Prüfung für drei Monate vorgehalten, interne E-Mail-Fehlerprotokolle nach unserer Festlegung für 90 Tage. Bei einer vom Kunden selbst eingerichteten Microsoft-365-Anbindung findet die Übermittlung von E-Mails im Auftrag und entsprechend der Konfiguration des Kunden statt; insoweit sind die Datenschutzinformationen des kundenseitig eingesetzten Microsoft-Dienstes zu beachten.

​

​

10. Support und Fernwartung

​

Bei Bedarf erfolgt Support über TeamViewer. Die Verbindung kommt nur zustande, wenn der Kunde die Sitzungs-ID und das Sitzungskennwort übermittelt. Es gibt keinen eingerichteten unbeaufsichtigten Fernzugriff. Der Kunde kann die Tätigkeit am Bildschirm verfolgen und die Sitzung beenden. TeamViewer ist als eingesetzter Fernwartungsdienst zu berücksichtigen. Für den Supporteinsatz besteht eine dokumentierte Vertragsbeziehung einschließlich Auftragsverarbeitungsvereinbarung.

​

​

11. Aufbewahrung und Löschung

​

Personenbezogene Daten werden nur so lange verarbeitet, wie es für den jeweiligen Zweck notwendig ist oder gesetzliche Pflichten bestehen. Bei Vertragsende wird der Kundenmandant entsprechend der bereits umgesetzten Produktregel in einen kostenfreien Lesemodus überführt; Benutzerberechtigungen bleiben bestehen. Der Kunde kann weiterhin Daten ansehen und exportieren, jedoch keine regulären Änderungen vornehmen. Eine vollständige Löschung kann durch den hierzu berechtigten Kunden gesondert veranlasst werden, soweit keine eigenen gesetzlichen Aufbewahrungspflichten von masoft24 entgegenstehen; die Archivierungspflichten für betriebliche Unterlagen liegen grundsätzlich beim jeweiligen Kunden. Backup-Objekte werden mit pgBackRest, S3-Versionierung, sieben Tagen Object Lock und einer Lifecycle-Regel für nicht aktuelle Versionen nach 30 Tagen verwaltet. Dies ist keine Zusage, dass sämtliche Sicherungskopien binnen 30 Tagen nach dem ursprünglichen Datenereignis gelöscht sind.

​

​

12. Empfänger und internationale Übermittlung

​

Bei den genannten Tätigkeiten können je nach Zweck Hetzner (Produktinfrastruktur), Wix (Website), OpenAI (optionale KI-Funktionen), Brevo (System-E-Mails), Microsoft 365 (kundenseitige E-Mail-Integration) und TeamViewer (Fernwartung) beteiligt sein. Die jeweiligen Rollen unterscheiden sich; nicht jeder Dienst ist automatisch Unterauftragsverarbeiter für Mandantendaten. Bei Anbietern mit Verarbeitung in Ländern außerhalb der EU beziehungsweise des EWR erfolgen Übermittlungen im Rahmen der jeweils einschlägigen gesetzlichen Voraussetzungen, insbesondere nach Angemessenheitsbeschlüssen oder mittels geeigneter Garantien, beispielsweise Standardvertragsklauseln. Auskünfte zu den einschlägigen Garantien können über die oben angegebene Kontaktadresse angefordert werden.

​

​

13. Rechte betroffener Personen

​

Sie haben nach Maßgabe der DSGVO ein Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit sowie Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen. Erteilte Einwilligungen können jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Zudem können Sie sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren. Für masoft24 ist grundsätzlich die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen zuständig. Soweit es um Daten geht, die ein Kundenbetrieb in seinem Mandanten verantwortet, richten Sie Ihr Anliegen bitte an den jeweiligen Betrieb; wir unterstützen ihn im Rahmen des AVV.

​

​

14. Aktualität

​

Diese Datenschutzerklärung wird angepasst, wenn sich Funktionen, Dienstleister oder rechtliche Anforderungen ändern. Stand: 12. November 2026.